Recuperarea carnetului de muncă pierdut: Ghid complet pas cu pas pentru 2025

Din cuprinsul articolului

Pentru mii de români stabiliți în străinătate care plănuiesc să solicite pensia comunitară, pierderea carnetului de muncă poate părea un obstacol insurmontabil. Realitatea este că legislația românească oferă soluții clare pentru recunoașterea vechimii în muncă chiar și în absența acestui document esențial, însă procedura necesită răbdare, metodă și respectarea unor pași bine definiți.

Carnetul de muncă reprezintă documentul oficial care atestă istoricul profesional al unui salariat în România, fiind esențial pentru calculul drepturilor de pensie. Pentru cetățenii care au lucrat în țară înainte de 2011 și și-au pierdut acest document sau nu l-au avut niciodată întocmit, recuperarea vechimii în muncă devine o prioritate absolută atunci când se apropie vârsta de pensionare.

Potrivit datelor Casei Naționale de Pensii Publice, aproximativ 12-15% dintre cererile de pensionare întâmpină dificultăți legate de documentarea incompletă a vechimii, iar pierderea carnetului de muncă reprezintă cea mai frecventă cauză. Problema este amplificată în cazul diasporei, unde documentele pot fi pierdute în mutările internaționale sau lăsate în România fără supravegherea corespunzătoare.

Contextul legal: ce spune legislația

Perioada de valabilitate a carnetului de muncă

Carnetul de muncă a fost documentul oficial de înregistrare a activității profesionale pentru toți salariații din România până la 31 decembrie 2010. De la 1 ianuarie 2011, acesta a fost înlocuit cu Registrul general de evidență a salariaților (REVISAL), un sistem electronic centralizat.

Această modificare înseamnă că:

Pentru perioadele înainte de 31.12.2010: vechimea se dovedește prin carnetul de muncă sau, în lipsa acestuia, prin adeverințe
Pentru perioadele după 01.01.2011: vechimea este înregistrată electronic în REVISAL și nu mai necesită carnet de muncă

Important: Dacă ați lucrat în România exclusiv după 2011, nu aveți nevoie de carnet de muncă. Vechimea este înregistrată electronic și poate fi verificată direct de Casa de Pensii.

Situațiile care necesită recuperarea vechimii

Potrivit Legii nr. 263/2010 și HG 187/2024, recunoașterea vechimii fără carnet este necesară în cazurile:

Carnet de muncă pierdut – documentul a existat dar s-a pierdut (furt, incendiu, deteriorare, pierdere în mutări)
Carnet incomplet – există dar lipsesc anumite perioade de activitate
Carnet niciodată întocmit – s-a lucrat legal dar nu s-a emis carnet din diverse motive
Carnet reținut abuziv – fostul angajator îl deține și refuză restituirea

Procedura oficială: cei 4 pași obligatorii

PASUL 1: Publicarea pierderii în Monitorul Oficial

Aceasta este condiția absolut obligatorie pentru recunoașterea vechimii prin adeverințe. Fără publicare în Monitorul Oficial, adeverințele nu vor fi acceptate de Casa de Pensii.

Ce este Monitorul Oficial, Partea a III-a?

Este secțiunea destinată publicității legale (pierderi documente, dizolvări societăți, etc.), consultabilă gratuit pe www.monitoruloficial.ro.

Cum se publică anunțul

Redactarea textului:

ANUNȚ PIERDERE CARNET DE MUNCĂ

Subsemnatul/Subsemnata [NUME PRENUME], CNP [CNP], 
domiciliat/ă în [adresa completă], declar pierdut 
carnetul de muncă seria [seria] nr. [număr], 
eliberat de [angajator] în anul [an].

Data: [ZZ.LL.AAAA]
Semnătura:

Dacă nu știți seria/numărul, formulați: „declar pierdut carnetul de muncă, fără să pot preciza seria, numărul și emitenul inițial.”

Depunerea cererii:

Din România:

Locație: Regia Autonomă „Monitorul Oficial”, Str. Parcului nr. 65, sector 1, București
Program: Luni-Vineri, 08:30-16:00
Telefon: 021.318.51.29 / 021.318.51.15
Email: publicitate@ramo.ro

Documente necesare:

Cererea de publicare (formular standard RAMO)
Textul anunțului dactilografiat
Copie act identitate
Chitanța de plată

Tarife orientative 2025:

Anunț până la 100 cuvinte: 80-150 lei
Exemplar fizic: 20-30 lei

Plata:

Cash la casierie
OP în cont: RO50TREZ7015069XXX000XXX, CIF 4276740, Trezoreria București

Termen publicare: 3-7 zile lucrătoare

Din străinătate:

Opțiunea 1: Prin mandatar cu procură specială notarială

Acordați procură care să includă: „să depună cerere și să publice anunț de pierdere carnet de muncă în Monitorul Oficial”
Mandatarul depune personal la București

Opțiunea 2: Prin email și transfer bancar

Trimiteți email la publicitate@ramo.ro cu textul anunțului și scan act identitate
Solicitați detalii pentru transfer internațional
După confirmare, efectuați plata
RAMO publică și trimite dovada electronic/prin poștă

Atenție: Sunați în prealabil pentru confirmare (opțiunea 2 nu este standardizată).

Opțiunea 3: Prin servicii de consultanță

Firme specializate oferă servicii complete pentru clienți din străinătate
Cost: 200-500 lei + tarifele RAMO

De ce este obligatorie publicarea?

Publicitate legală: oricine poate verifica declararea pierderii
Prevenirea fraudei: dacă cineva găsește carnetul, pierderea este atestată public
Protecție juridică: protejare împotriva folosirii abuzive
Condiție procedurală: Casa de Pensii nu acceptă adeverințe fără dovada publicării

PASUL 2: Identificarea foștilor angajatori

Pentru fiecare perioadă de activitate, trebuie să identificați angajatorul și să obțineți adeverință de vechime.

Creați un tabel cronologic:

Perioadă	Angajator	Funcție	Oraș	Documente deținute
01.1995-06.1998	SC Tehnomet SRL	Strungar	București	Contract muncă (copie)
07.1998-12.2003	SC Metalurgica SA	Maistru	Ploiești	Nimic

Situația 1: Angajatorul încă există

Model cerere:

Către SC [DENUMIRE] SRL/SA
Departamentul Resurse Umane

CERERE pentru eliberarea adeverinței de vechime

Subsemnatul/Subsemnata [NUME PRENUME], CNP [CNP], 
vă solicit adeverință de vechime conform art. 113 
din HG 187/2024, pentru perioada [lună/an] - [lună/an], 
funcția [funcție].

Adeverința este necesară pentru dosarul de pensionare.

Data: [ZZ.LL.AAAA]
Semnătura:
Contact: [telefon], [email]

Termen eliberare: maximum 15 zile lucrătoare Cost: de regulă gratuit (unii pot percepe 5-20 lei pentru căutări în arhivă)

Situația 2: Angajatorul nu mai există

A) Identificarea succesorului prin ONRC

Accesați www.onrc.ro → „Informații societăți”
Căutați fostul angajator după denumire/CUI
Verificați istoricul: fuziuni, absorbții, divizări
Contactați societatea preluatoare

B) Administrator judiciar (în caz de faliment)

Accesați www.portal.just.ro → „Dosare”
Căutați denumirea societății
Identificați administratorul judiciar din dosar
Contactați-l pentru adeverință

C) Arhivele Naționale (pentru angajatori cu capital de stat/mixt)

Contact:

Sediu central: Bd. Regina Elisabeta nr. 49, sector 5, București
Telefon: 021.310.22.91
Email: office@arhivelenationale.ro
Website: www.arhivelenationale.ro

Tarife orientative 2025:

Căutare simplă: 0-50 lei
Eliberare adeverință: 20-50 lei
Cercetări complexe: 50-200 lei

Termen răspuns: 15-30 zile lucrătoare

D) Operatori economici autorizați (pentru angajatori privați)

Contactați Arhivele Naționale pentru identificarea operatorului care deține arhiva fostului angajator.

Tarife orientative 2025:

Adeverință simplă: 100-300 lei
Cercetări complexe: 300-800 lei

Termen: 15-45 zile

E) Inspectoratul Teritorial de Muncă (ultimă opțiune)

Dacă nu găsiți succesorul sau arhiva, solicitați la ITM din județul unde angajatorul avea sediul.

Contact: Lista ITM pe www.inspectiamuncii.ro

Taxă: 20 lei per document Termen: 30 zile lucrătoare

PASUL 3: Obținerea adeverințelor conforme

Elementele obligatorii ale adeverinței (HG 187/2024, art. 113):

Date angajator: denumire completă, CUI/CIF, adresă, contact
Date salariat: nume, prenume, CNP, data nașterii
Perioada activitate: data începere și încetare (format ZZ.LL.AAAA)
Funcția: denumirea exactă a funcției/meseriei/specialității
Veniturile (pentru perioade înainte de 1 aprilie 2001): venit total lunar brut sau net
Confirmarea contribuțiilor: „Pentru perioada menționată s-a datorat și/sau s-a plătit contribuția de asigurări sociale (CAS)”
Data emiterii, semnătura reprezentantului legal, ștampila

Verificări esențiale:

Datele exacte: verificați că numele, CNP-ul, perioadele sunt corecte
Continuitatea: dacă au fost întreruperi, trebuie menționate distinct
Semnătura și ștampila: obligatorii pentru validarea documentului
Formatul legal: adeverința trebuie să respecte modelul din anexa nr. 6 la Legea 263/2010

PASUL 4: Certificarea adeverințelor pentru străinătate

Dacă locuiți în Italia, Malta sau altă țară, adeverințele trebuie certificate pentru conformitate cu originalul de către instituții abilitate:

Instituții care pot certifica:

Oficiu consular românesc din țara de reședință
Primărie (din Italia/Malta)
Notar public
Patronatele: INCA CGIL, INAS CISL, ITAL UIL (Italia)
DSS Malta, ISS San Marino
Avocați sau consilieri juridici autorizați

Procedură de certificare:

Prezentați documentul original sau copia la instituția aleasă
Funcționarul verifică conformitatea
Se aplică mențiunea „Conform cu originalul”, dată, semnătură, ștampilă
Păstrați originalul și transmiteți copia certificată la Casa de Pensii

Costuri: variază (0-50 euro, în funcție de instituție)

Resurse utile pentru identificarea angajatorilor

ANAF – Extrasul de cont fiscal

Agenția Națională de Administrare Fiscală deține evidențe privind contribuțiile CAS plătite de angajatori în numele dumneavoastră.

Cum obțineți:

Online: www.anaf.ro → Spațiul Privat Virtual (necesită înregistrare)
Personal: DGRFP sau AJFP din județul de domiciliu
Call center: 021.9407 (România), +40.21.9407 (străinătate)

Documentul oferă lista completă a angajatorilor și perioadelor – nu este adeverință de vechime, dar vă ghidează în solicitări.

REVISAL – pentru perioade post-2011

Toate raporturile de muncă după 2011 sunt în Registrul electronic REVISAL.

Cum obțineți extrasul:

Personal la ITM din județul de domiciliu
Prin angajatorul actual (are acces la datele dumneavoastră)
Online (dacă aveți cont REVISAL angajat)

ONRC – Oficiul Național al Registrului Comerțului

Pentru identificarea succesorilor, fuziunilor, dizolvărilor societăților.

Website: www.onrc.ro Servicii: informații societăți, istoricul modificărilor, identificare CUI

Probleme frecvente și soluții

Problema 1: Angajatorul refuză să elibereze adeverința

Soluție:

Trimiteți cerere scrisă, cu confirmare de primire (recomandat cu recipisă)
Invocați art. 113 din HG 187/2024 și Codul Muncii
După 15 zile de la primirea cererii, dacă nu primiți răspuns, formulați plângere la Inspectoratul Teritorial de Muncă
ITM poate aplica sancțiuni angajatorului recalcitrant
În ultimă instanță, acțiune în instanță pentru obligarea la eliberare

Problema 2: Nu mai știți unde ați lucrat exact

Soluții:

Consultați extrasul ANAF cu istoricul contribuțiilor
Contactați foști colegi prin rețele sociale (Facebook, LinkedIn)
Verificați documente vechi păstrate acasă: fluturași de salariu, adeverințe vechi, diplome de merit de la locul de muncă
Adresați-vă Arhivelor Naționale cu perioadele aproximative și orașul – pot face cercetări în arhivele întreprinderilor din zonă

Problema 3: Perioadele de vechime nu se regăsesc în evidențele angajatorului

Posibile cauze:

Angajatorul nu a făcut înregistrări corecte la timp
Documentele au fost pierdute/distruse în arhiva angajatorului
Muncă la negru (nelegală, fără contract)

Soluții:

Solicitați verificări suplimentare în arhivă
Prezentați orice document auxiliar: contracte de muncă, foi de pontaj, adeverințe de salarii, ordine de deplasare
Apelați la mărturii ale foștilor colegi (declarații pe propria răspundere, notarial certificate)
Consultați evidențele ANAF/Casa de Pensii – uneori contribuțiile au fost plătite chiar dacă angajatorul susține contrariul

Atenție: Perioadele de muncă la negru nu pot fi recunoscute legal pentru pensie.

Problema 4: Adeverința nu respectă formatul legal

Verificați dacă conține toate elementele obligatorii enumerate anterior. Dacă lipsește ceva esențial:

Solicitați reemiterea adeverinței cu datele complete
Explicați angajatorului exact ce trebuie adăugat
Trimiteți modelul legal din HG 187/2024 ca referință

Casa de Pensii poate respinge adeverințe incomplete, ceea ce întârzie procesarea dosarului.

Problema 5: Costuri prohibitive la operatorii privați de arhive

Dacă operatorul solicită sume foarte mari (peste 1.000 lei):

Verificați tarifele maxime stabilite de Arhivele Naționale pentru anul curent
Contestați la Arhivele Naționale dacă tarifele depășesc limitele legale
Solicitați defalcarea detaliată a costurilor
Luați în considerare servicii alternative sau reclamație la protecția consumatorului

Transmiterea documentelor către Casa de Pensii

După obținerea tuturor adeverințelor și a dovezii de publicare în Monitorul Oficial:

Documente de transmis:

✅ Fotocopia paginii din Monitorul Oficial cu anunțul pierderii carnetului (certificată pentru conformitate)

✅ Adeverințele de vechime de la toți foștii angajatori (originale sau copii certificate)

✅ Copie act de identitate cu CNP și domiciliul actual

✅ Eventuale documente auxiliare: contracte de muncă, adeverințe de salarii, foi matricole

Modalități de transmitere:

Din România:

Personal la Casa Teritorială de Pensii
Prin mandatar cu procură specială
Prin poștă (recomandat cu retur)
Email (dacă Casa de Pensii acceptă)

Din străinătate:

Prin mandatar în România
Prin poștă internațională (courier cu tracking)
Email scanat (verificați acceptarea)
Prin intermediul Casei de Pensii din țara de reședință (în cadrul procedurii de pensie comunitară – documentele vor fi transmise prin EESSI)

Studii de caz

Cazul 1: Maria, 63 ani, Italia

Situație: Pierdut carnetul în mutarea din România în Italia (2015). Lucrat 1985-2010 la 3 angajatori diferiți.

Pași parcurși:

Publicat anunț în Monitorul Oficial prin mandatar (cost: 180 lei)
Primul angajator (fabrică textilă) – falimentat, administrator judiciar a eliberat adeverința (gratuit)
Al doilea angajator (cooperativă agricolă) – dizolvat, arhiva la Arhivele Naționale Iași – adeverință obținută (45 lei, 25 zile)
Al treilea angajator (SC privată) – activ, adeverință eliberată rapid (gratuit, 10 zile)

Rezultat: Dosarul complet transmis la Casa Județeană de Pensii Buzău (pol de competență pentru Milano). Pensie aprobată, proces total: 4 luni.

Cazul 2: Ion, 67 ani, Malta

Situație: Nu a avut niciodată carnet de muncă întocmit. Lucrat 1978-1995 în mai multe întreprinderi de stat, apoi plecat în Malta.

Pași parcurși:

Declarat pe propria răspundere că nu a deținut carnet (declarație notarială)
Identificat angajatorii prin discuții cu foști colegi și consultarea ANAF
Obținut 5 adeverințe de la Arhivele Naționale pentru diferite întreprinderi de stat (cost total: 280 lei, 2-3 luni)
Certificat adeverințele la Consulatul României din Malta

Rezultat: Dosarul complet, pensie aprobată de Casa Județeană de Pensii Argeș (pol pentru Malta). Proces total: 6 luni.

Calendar orientativ al procedurii

Etapă	Durată estimată
Publicare Monitorul Oficial	3-7 zile + timp expediere
Identificare angajatori/succesori	1-4 săptămâni
Obținere adeverințe (angajatori activi)	15 zile – 1 lună
Obținere adeverințe (Arhive Naționale)	15-30 zile
Obținere adeverințe (operatori privați)	15-45 zile
Obținere adeverințe (ITM)	30 zile
Certificare documente (din străinătate)	1-2 săptămâni
Transmitere la Casa de Pensii	3-10 zile
Total estimat	3-8 luni

Recomandare: Începeți procedura cu cel puțin 1 an înainte de vârsta de pensionare pentru a avea timp suficient să rezolvați eventualele probleme.

Costuri totale estimate

Scenariul minim (tot optimist):

Publicare Monitorul Oficial: 100-150 lei
Adeverințe de la angajatori activi: 0-50 lei
Copii, certificări, taxe poștale: 50-100 lei
Total: 150-300 lei

Scenariul mediu (cazuri normale):

Publicare Monitorul Oficial: 150 lei
Adeverințe Arhive Naționale (2-3 documente): 150-200 lei
Operatori privați (1-2 documente): 200-400 lei
Procuri, certificări, poștă: 150-250 lei
Total: 650-1.000 lei

Scenariul complex (multiple angajatori, perioade lungi):

Publicare Monitorul Oficial: 150-200 lei
Arhive Naționale (4-6 documente): 300-500 lei
Operatori privați (3-4 documente): 600-1.200 lei
ITM (1-2 documente): 40 lei
Procuri notariale, apostile, traduceri: 300-600 lei
Servicii consultanță/avocați: 500-2.000 lei
Total: 1.890-4.540 lei

Întrebări frecvente (Q&A)

Î: Trebuie să public pierderea carnetului dacă nu l-am avut niciodată întocmit?

R: Nu. Obligația publicării în Monitorul Oficial există doar dacă ați avut carnet întocmit și l-ați pierdut. Dacă nu ați avut niciodată carnet, este suficient să declarați acest lucru pe propria răspundere (declarație notarială) și să prezentați adeverințele de vechime de la foști angajatori.

Î: Pot folosi adeverințele pentru dosarul de pensie înainte de a publica în Monitorul Oficial?

R: Nu. Casa de Pensii nu va accepta adeverințele fără dovada publicării în Monitorul Oficial. Ordinea logică este: (1) publicați pierderea, (2) obțineți adeverințele, (3) transmiteți totul la Casa de Pensii.

Î: Cât timp am la dispoziție pentru recuperarea vechimii?

R: Nu există termen de prescripție pentru solicitarea adeverințelor de vechime. Puteți face acest lucru oricând, chiar și după vârsta de pensionare. Însă, cu cât așteptați mai mult, cu atât cresc riscurile: angajatori care dispar, arhive care se pierd, costuri mai mari. Recomandarea este să începeți cu 1-2 ani înainte de pensionare.

Î: Ce fac dacă angajatorul a ars complet și nu există arhivă?

R: Situațiile de forță majoră (incendii, inundații majore) care au distrus arhivele sunt rare, dar posibile. În astfel de cazuri, puteți apela la: (1) evidențele ANAF privind contribuțiile plătite, (2) declarații ale foștilor colegi, notarial certificate, (3) orice alte documente indirecte (ordine de deplasare, diplome primite de la angajator, fotografii la locul de muncă). Casa de Pensii va evalua toate probele disponibile.

Î: Pot recupera vechimea pentru muncă la negru (fără contract)?

R: Nu. Perioadele de muncă fără contract legal, pentru care nu s-au plătit contribuții sociale, nu pot fi recunoscute pentru calculul pensiei. Legislația românească recunoaște doar vechimea pentru care s-a datorat CAS, chiar dacă contribuția nu a fost efectiv plătită (în acest caz, angajatorul avea obligația legală).

Î: Adeverința trebuie să fie neapărat pe antet oficial al angajatorului?

R: Da, adeverința trebuie emisă pe hârtie cu antet (denumirea angajatorului, logo, date de contact) și trebuie să conțină ștampila oficială a societății și semnătura reprezentantului legal. Adeverințe scrise manual pe foi simple nu sunt acceptate.

Î: Cum procedez dacă am lucrat în cooperativele agricole de producție (CAP) din perioada comunistă?

R: CAP-urile au fost dizolvate după 1989. Arhivele lor au fost de regulă preluate de Arhivele Naționale sau de primăriile locale. Adresați-vă Arhivelor Județene din zona unde era situat CAP-ul și solicitați verificarea existenței arhivei. Alternativ, contactați primăria comunei/orașului respective.

Î: Pot solicita adeverințe pentru perioade de stagiatură sau ucenicie?

R: Da, dacă aceste perioade au fost reglementate prin contract și s-au plătit contribuții sociale. Stagiaturile sau uceniciile nereglementate legal nu pot fi recunoscute.

Î: Ce fac dacă adeverința primită conține erori (nume greșit, perioade incorecte)?

R: Solicitați imediat reemiterea adeverinței cu datele corecte. Trimiteți înapoi documentul eronat împreună cu dovezi ale datelor corecte (contract de muncă, act de identitate). Nu transmiteți la Casa de Pensii adeverințe cu erori – acestea vor fi respinse și veți pierde timp.

Î: Pot contesta refuzul unui fost angajator de a-mi elibera adeverința?

R: Da. Angajatorii au obligația legală de a elibera adeverințe de vechime la cererea fostilor angajați. Refuzul nejustificat poate fi contestat la Inspectoratul Teritorial de Muncă, care poate aplica amenzi. În ultimă instanță, puteți formula acțiune în instanță pentru obligarea la eliberare.

Î: Trebuie să plătesc taxe către Casa de Pensii pentru procesarea adeverințelor?

R: Nu. Procesarea dosarului de pensionare, inclusiv verificarea adeverințelor de vechime, este gratuită. Casa de Pensii nu percepe taxe pentru aceste servicii.

Articol actualizat la 15 octombrie 2025, pe baza legislației în vigoare: Legea nr. 263/2010, HG 187/2024, Codul Muncii.