Din cuprinsul articolului
Mii de români care au lucrat în Italia, Malta sau alte țări europene își văd dosarele de pensie blocate luni întregi din cauza unor erori simple, care puteau fi evitate cu puțină atenție. De la carnetul de muncă incomplet până la certificatul de viață netrimis, greșelile administrative pot întârzia cu 6-12 luni primirea pensiei.
Maria Jianu, 64 de ani, a așteptat nouă luni pentru aprobarea pensiei din România și Italia. Cauza? Un simplu CNP greșit în adeverința de vechime, o cifră diferită care a blocat tot procesul de verificare între Casa de Pensii din România și INPS Italia. „Nu înțelegeam de ce durează atât de mult. Când am primit răspunsul, am realizat că o singură cifră greșită a întârziat totul”, povestește femeia din Foggia.
Conform datelor neoficiale, aproximativ 12-15% dintre cererile de pensionare comunitară întâmpină dificultăți legate de documentația incompletă sau incorectă, iar timpul mediu de procesare crește de la 3-6 luni la 12-18 luni în cazurile problematice. Reuniunea tehnică organizată de Ambasada României în Italia în octombrie 2025 a evidențiat necesitatea de a reduce aceste întârzieri prin informarea corectă a cetățenilor.
Greșeala nr. 1: Documentație incompletă sau necertificată
Cea mai frecventă problemă care blochează dosarele de pensie este documentația incompletă sau neprocesată conform cerințelor legale. Pentru românii din Italia, Malta sau San Marino care solicită pensia comunitară, documentele trimise trebuie să fie certificate pentru conformitate cu originalul de către instituții abilitate.
Ion Melinte, stabilit în Roma, a trimis copii simple ale carnetului de muncă și ale adeverințelor de vechime. „Credeam că e suficient să le scanez și să le trimit. După două luni, Casa de Pensii mi-a cerut documente certificate. Am pierdut timp prețios”, spune bărbatul.
Potrivit ghidului oficial publicat de Ambasada României în Italia, copiile documentelor trebuie certificate pentru conformitate de către: oficii consulare românești, primării italiene/malteze, patronatele INCA CGIL, INAS CISL sau ITAL UIL, notari publici, DSS Malta, ISS San Marino sau avocați autorizați.
Ce documente trebuie certificate:
- Carnetul de muncă (copie completă și lizibilă)
- Adeverințele de vechime pentru perioadele lucrate în România
- Actele de stare civilă (buletin, pașaport, certificat de naștere, căsătorie)
- Diploma de studii superioare și foaia matricolă (dacă este cazul)
- Livretul militar (dacă este cazul)
- Certificate de naștere ale copiilor (pentru femei care solicită reducerea vârstei de pensionare)
„Mulți oameni pierd săptămâni sau luni pentru că nu știu că trebuie să certifice documentele. Un simplu drum la patronat sau la consulat rezolvă problema, dar informația nu ajunge la toată lumea”, explică un funcționar de la Casa Județeană de Pensii Iași, pol de competență pentru regiunea Lazio din Italia.
Eroarea nr. 2: CNP-ul greșit sau lipsă
Codul Numeric Personal este elementul cheie care leagă întreaga documentație și permite comunicarea electronică între instituțiile de pensii din diferite țări prin sistemul EESSI/JINA. Un CNP greșit, chiar și cu o singură cifră diferită, blochează procesarea automată a dosarului.
„Verificăm CNP-ul pe toate documentele – carnet de muncă, adeverințe, acte de identitate. Dacă există discrepanțe, sistemul semnalează eroarea și dosarul intră în verificare manuală, ceea ce întârzie cu luni procesul”, explică sursa de la Casa de Pensii.
Eroarea apare frecvent în:
- Adeverințe de vechime eliberate de foști angajatori care transcriu greșit CNP-ul din cerere
- Carnete de muncă vechi unde CNP-ul a fost completat manual și este ilizibil
- Documente unde CNP-ul lipsește complet (carnete de muncă dintec perioadă comunistă)
Soluție: Verificați personal CNP-ul pe fiecare document înainte de transmitere. Comparați cifră cu cifră cu buletinul sau pașaportul. Dacă găsiți erori, solicitați imediat corectarea documentului de la emitent.
Eroarea nr. 3: Perioade de vechime fără dovezi sau suprapuse
Multe dosare se blochează când perioadele de vechime declarate nu pot fi dovedite cu documente sau când apar suprapuneri inexplicabile între perioadele lucrate în diferite țări.
Ion Melinte a declarat că a lucrat simultan în România și Italia în 2008-2009. „Nu mi-am dat seama că sistemul va semnala suprapunerea. În realitate, lucrasem în România până în martie 2009, apoi plecasem în Italia, dar în carnet apărea că lucrez în România până în decembrie. A trebuit să obțin o adeverință care să clarifice data exactă de încetare”, explică bărbatul.
Potrivit documentului oficial, perioadele de asigurare care se suprapun între state membre nu se cumulează – se ia în calcul o singură dată perioada respectivă. De asemenea, bonusurile (stagiul suplimentar) aferent perioadelor de muncă în condiții speciale sau deosebite din România nu se transferă către alte state.
Soluții:
- Creați un tabel cronologic complet cu toate perioadele lucrate, în ordine, înainte de a depune cererea
- Identificați eventualele goluri sau suprapuneri
- Pentru goluri, căutați documente doveditoare sau adeverințe de la foști angajatori
- Pentru suprapuneri, clarificați cu documente exacte datele de început/încetare în fiecare țară
Eroarea nr. 4: Adeverințe de vechime neconforme
Adeverințele de vechime pentru perioadele lucrate în România trebuie să respecte strict cerințele articolului 113 din HG 187/2024. O adeverință incompletă sau greșit formulată va fi respinsă de Casa de Pensii.
Elementele obligatorii:
- Denumirea completă a angajatorului (CUI/CIF, adresă)
- Datele complete de identificare ale persoanei (nume, prenume, CNP, data nașterii)
- Perioada exactă de activitate (data de începere și încetare – format ZZ.LL.AAAA)
- Funcția, meseria sau specialitatea exercitată
- Pentru perioade înainte de 1 aprilie 2001: veniturile totale lunare brute sau nete
- Confirmarea că s-a datorat și/sau s-a plătit contribuția de asigurări sociale (CAS)
- Data emiterii, semnătura reprezentantului legal, ștampila
„Primim adeverințe care spun doar ‘a lucrat în perioada 2000-2005 ca muncitor’. Asta nu e suficient. Trebuie să avem datele exacte – ziua, luna, anul – și confirmarea contribuțiilor sociale”, subliniază funcționarul Casei de Pensii.
Eroarea nr. 5: Certificatul de viață netrimis la timp
Pentru pensionarii care locuiesc în Italia, Malta sau San Marino și primesc pensie din România, obligația transmiterii certificatului de viață este crucială. Netransmiterea în termenele legale (1 ianuarie-31 martie și 1 iulie-30 septembrie) duce la suspendarea automată a plății din luna următoare.
„Sunt pensionari care uită sau ignoră obligația, apoi ne sună panicați că nu au primit pensia. Reluarea plății se face doar după transmiterea certificatului, de la data suspendării, dar mulți pierd lunar sume importante din cauza întârzierii”, avertizează sursa oficială.
Certificatul poate fi vizat în Italia la INPS, patronate, primării, notari publici sau medici de familie. În Malta la DSS, primării sau notari. În San Marino la ISS. Formularul se descarcă de pe www.cnpp.ro.
Eroarea nr. 6: Depunerea cererii la instituția greșită
Sistemul pensiilor comunitare prevede că cererea se depune întotdeauna la instituția de pensii din țara de reședință obișnuită, indiferent de unde doriți să primiți pensia.
„Am depus cererea la Casa de Pensii în România pentru că acolo am lucrat cei mai mulți ani, dar locuiam deja în Italia de trei ani. Casa de Pensii mi-a explicat că trebuia să depun la INPS Italia, care apoi comunică cu România. Am pierdut două luni”, povestește un alt român stabilit la Lecce.
Unde depui cererea:
- Dacă locuiești în Italia: la INPS (online cu SPID/CIE sau prin patronat)
- Dacă locuiești în Malta: la Department of Social Security
- Dacă locuiești în România: la Casa Teritorială de Pensii
- Dacă locuiești în San Marino: la Istituto per la Sicurezza Sociale (ISS)
Instituția respectivă transmite apoi electronic, prin sistemul EESSI/JINA, documentele către celelalte state implicate.
Eroarea nr. 7: Carnetul de muncă pierdut fără publicare în Monitorul Oficial
Pentru cei care au pierdut carnetul de muncă, recunoașterea vechimii prin adeverințe este condiționată de publicarea anunțului de pierdere în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a. Fără această publicare, Casa de Pensii nu va accepta adeverințele.
„Mulți vin cu adeverințe obținute de la foști angajatori, dar fără dovada publicării în Monitorul Oficial. Trebuie să le explicăm că adeverințele nu pot fi folosite fără publicarea pierderii. Iar publicarea durează încă 2-3 săptămâni”, explică funcționarul.
Publicarea se face la Regia Autonomă Monitorul Oficial (București, Str. Parcului nr. 65, sector 1, telefon 021.318.51.29, email publicitate@ramo.ro) sau din străinătate prin mandatar cu procură specială. Costă aproximativ 80-150 lei plus exemplarul fizic (20-30 lei). Termenul de publicare este 3-7 zile lucrătoare.
Eroarea nr. 8: IBAN greșit pentru transferul pensiei
Românii care solicită transferul pensiei în conturi din Italia sau Malta trebuie să furnizeze coordonatele bancare corecte. Un IBAN greșit, chiar și cu un singur caracter diferit, va duce la respingerea transferului.
„O persoană a copiat IBAN-ul greșit de pe document – a omis două cifre. Primul transfer a fost respins, banii s-au întors la Casa de Pensii, a trebuit să reînceapă procedura. A pierdut o lună pentru o eroare de atenție”, relatează sursa.
Verificare IBAN:
- IBAN Italia: 27 caractere (IT60X0542811101000000123456)
- IBAN Malta: 31 caractere (MT84MALT011000012345MTLCAST001S)
- IBAN România: 24 caractere (RO49AAAA1B31007593840000)
Verificați caracter cu caracter înainte de a transmite Declarația de transfer în străinătate. Ideal, faceți copy-paste din documentul electronic al băncii.
Eroarea nr. 9: Lipsă declarație privind locul de ședere obișnuită
Pentru pensionarii care s-au mutat în străinătate, Casa de Pensii solicită Declarația privind locul de ședere obișnuită, document distinct de Declarația de transfer. Lipsa acestuia blochează procesarea dosarului.
Formularul se descarcă de pe www.cnpp.ro și se transmite către Casa Județeană de Pensii care administrează dosarul. Stabilește oficial că aveți reședința permanentă sau pe termen lung în străinătate și declanșează obligația transmiterii certificatului de viață.
Eroarea nr. 10: Așteptarea să îndepliniți simultan condițiile în toate țările
Mulți români cred greșit că trebuie să aștepte până îndeplinesc condițiile de pensionare în toate țările unde au lucrat pentru a putea depune cererea. Acest lucru este fals și duce la întârzieri inutile.
Potrivit sistemului european de coordonare, puteți depune cererea imediat ce îndepliniți condițiile într-un singur stat, luând în calcul și perioadele de asigurare din celelalte state UE/SEE. Nu trebuie să așteptați să îndepliniți simultan condițiile în toate statele.
„Am așteptat să împlinesc 67 de ani pentru pensia din Italia, deși aveam deja 65 și condiții pentru pensia din România. Mi-am pierdut doi ani de pensie din România pentru că nu știam că pot depune cererea mai devreme”, regretă o pensionară din regiunea Puglia.
Cum eviți blocarea dosarului: lista de verificare
Înainte de a depune cererea:
✅ Verificați că toate documentele conțin CNP-ul corect, identic pe toate
✅ Certificați toate copiile la instituții abilitate (consulat, patronat, primărie, notar)
✅ Verificați că adeverințele de vechime conțin toate elementele obligatorii din HG 187/2024
✅ Creați cronologia completă a perioadelor lucrate și identificați goluri/suprapuneri
✅ Dacă ați pierdut carnetul de muncă, publicați anunțul în Monitorul Oficial ÎNAINTE de a solicita adeverințe
✅ Verificați IBAN-ul caracter cu caracter pentru transferul pensiei
✅ Depuneți cererea la instituția din țara de reședință, nu unde ați lucrat mai mult
✅ Completați și transmiteți Declarația privind locul de ședere obișnuită
✅ Setați reminder-e pentru transmiterea certificatului de viață (martie și septembrie)
✅ Păstrați copii ale tuturor documentelor transmise
După depunerea cererii:
✅ Solicitați confirmare de primire (număr de înregistrare, data)
✅ Notați numele funcționarului care a preluat dosarul
✅ Întrebați care este termenul estimat de procesare
✅ Verificați periodic stadiul dosarului (telefonic sau online, dacă există platformă)
✅ Răspundeți prompt la orice solicitare de documente suplimentare
✅ Păstrați dovezile tuturor comunicărilor (emailuri, scrisori, faxuri)
Unde găsiți ajutor
Pentru întrebări despre pensiile comunitare și evitarea erorilor, contactați:
În Italia:
- Biroul Atașaților pentru Muncă și Afaceri Sociale – Ambasada României în Italia: Tel (+39) 06 806 96 326, Email roma.social@mae.ro, roma.social1@mae.ro
- Patronatele INCA CGIL, INAS CISL, ITAL UIL (servicii gratuite pentru membrii)
- INPS: www.inps.it sau call center 803.164
În Malta:
- Ambasada României în Malta: +356 2137 3829, valletta@mae.ro
- Department of Social Security: +356 2590 3000, socialsecurity.gov.mt
În România:
- Casa Națională de Pensii Publice: www.cnpp.ro (lista Caselor Județene cu contacte)
- Call center Casa de Pensii (verificați pe site-ul CNPP numerele actualizate)
Resurse online:
- Ghidul complet pe www.cnpp.ro (secțiunea „Pensii” → „Pensii comunitare”)
- Formulare descărcabile: certificat de viață, declarație transfer, declarație reședință
Reuniunea tehnică organizată în octombrie 2025 de Ambasada României în Italia a subliniat importanța informării corecte a cetățenilor pentru reducerea erorilor și accelerarea procesării dosarelor. Colaborarea între Casa Națională de Pensii Publice, Casele Teritoriale din România și instituțiile italiene/malteze se îmbunătățește continuu prin sistemul electronic EESSI/JINA, dar responsabilitatea finală a documentației corecte rămâne la solicitant.
„Un dosar corect, complet, cu toate documentele certificate și verificate se procesează în 3-4 luni. Un dosar cu erori poate dura 12-18 luni. Diferența o face atenția la detalii”, concluzionează funcționarul Casei de Pensii.
Informații actualizate octombrie 2025 pe baza documentului oficial „Dreptul la pensia comunitară” publicat de Ambasada României în Italia.
